Effektive Zeiterfassung für Projekte: So behalten Sie den Überblick

Zeit ist Geld – nirgendwo trifft dieser Satz mehr zu als in der Baubranche. Eine lückenlose und genaue Zeiterfassung ist entscheidend für die Kalkulation, Abrechnung und letztendlich die Profitabilität Ihrer Projekte.

Die Herausforderungen traditioneller Zeiterfassung

Viele Planungsbüros kämpfen noch immer mit denselben Problemen:

• Handschriftliche Stundenzettel: Unleserlich, fehleranfällig und zeitaufwendig in der Auswertung
• Verzögerte Datenerfassung: Zeiten werden erst Tage später im Büro eingetragen
• Fehlende Transparenz: Keine Echtzeit-Übersicht über Projektfortschritt und Kosten
• Manuelle Übertragung: Doppelter Arbeitsaufwand und erhöhte Fehlerquote

Best Practices für moderne Zeiterfassung

1. Mobile Erfassung direkt auf der Baustelle

Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort digital erfassen können – per Smartphone oder Tablet. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit.

Vorteile:

• Keine vergessenen oder falsch erinnerten Zeiten
• Sofortige Zuordnung zu Projekten und Kostenstellen
• GPS-Standorterfassung für zusätzliche Transparenz

2. Automatische Pausenregelung

Gesetzliche Pausenzeiten sollten automatisch berücksichtigt werden. Das verhindert Fehler und entlastet die Lohnbuchhaltung.

3. Flexible Abwesenheitsverwaltung

Urlaub, Krankheit oder Schulungen – alle Abwesenheiten gehören in ein zentrales System, das mit der Zeiterfassung verknüpft ist.

4. Projektbezogene Auswertungen

Die erfassten Zeiten müssen sich einfach nach Projekten, Mitarbeitern oder Zeiträumen auswerten lassen. So erkennen Sie schnell:

• Welche Projekte im Plan liegen
• Wo Überstunden anfallen
• Ob Kalkulationen realistisch waren

Integration in bestehende Systeme

Eine moderne Zeiterfassung sollte nicht isoliert funktionieren, sondern sich nahtlos in Ihre bestehende Software-Landschaft einfügen:

• Lohnbuchhaltung: Automatischer Export der Arbeitsstunden
• Projektmanagement: Direkter Bezug zu Aufträgen und Projekten
• Controlling: Basis für Soll-Ist-Vergleiche und Nachkalkulationen

Der ROI einer digitalen Zeiterfassung

Die Investition in eine digitale Zeiterfassungslösung rechnet sich schnell:

• Zeitersparnis: 30-50% weniger Aufwand in der Verwaltung
• Genauigkeit: Bis zu 95% weniger Fehler bei der Abrechnung
• Transparenz: Echtzeit-Einblick in Projektkosten und -fortschritt
• Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger Bürokratie, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit

Fazit

Eine effektive Zeiterfassung ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss für jedes moderne Planungsbüro. Mit den richtigen Tools wird aus einem administrativen Aufwand ein strategischer Vorteil, der Ihnen hilft, Projekte profitabler zu gestalten und Ihr Unternehmen erfolgreicher zu führen.

plansync bietet Ihnen eine intuitive Lösung für mobile Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und projektbezogene Auswertungen – alles in einem System.