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Software für Architekten im Vergleich: Die besten Lösungen für Planungsbüros 2025

Software für Architekten im Vergleich: Die besten Lösungen für Planungsbüros 2025

plansync Team•

Die Digitalisierung hat längst Einzug in deutsche Architektur- und Ingenieurbüros gehalten. Während CAD-Software für die Planung selbstverständlich ist, hinken viele Büros bei der kaufmännischen Verwaltung noch hinterher. Excel-Listen, isolierte Tools und manuelle Prozesse kosten wertvolle Zeit und führen zu Fehlern, die sich direkt auf die Rentabilität auswirken.

Doch welche Software ist die richtige für Ihr Planungsbüro? Der Markt bietet eine verwirrende Vielfalt: Von spezialisierten Branchenlösungen über flexible Cloud-Tools bis hin zu umfassenden Büroverwaltungssystemen – die Auswahl scheint grenzenlos.

In diesem umfassenden Vergleich stellen wir Ihnen die führenden Softwarelösungen für Architekten und Ingenieurbüros vor, analysieren ihre Stärken und Schwächen und helfen Ihnen, die passende Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Warum brauchen Architekten spezielle Software?

Bevor wir in den Vergleich einsteigen, lassen Sie uns kurz klären, warum Standard-Lösungen für Planungsbüros oft nicht ausreichen:

Branchenspezifische Anforderungen:

  • HOAI-konforme Honorarberechnung mit komplexen Leistungsphasen
  • Projektbezogene Zeiterfassung über mehrere Jahre
  • Anrechenbare Kosten nach DIN 276
  • Mehrere Honorarzonen und Abrechnungsmodelle parallel
  • Nachtragsmanagement bei Planungsänderungen

Organisatorische Besonderheiten:

  • Projektorientiertes Arbeiten (nicht produktorientiert)
  • Langfristige Projekte mit wechselnden Ressourcen
  • Teamübergreifende Zusammenarbeit
  • Hoher Dokumentationsaufwand
  • Externe Partner (Fachplaner, Bauherren, Behörden)

Kaufmännische Herausforderungen:

  • Komplexe Projektkalkulationen
  • Controlling über Leistungsphasen hinweg
  • Liquiditätsplanung bei langen Zahlungszielen
  • Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung

Standard-Buchhaltungssoftware oder generische Projektmanagement-Tools können diese spezifischen Anforderungen nicht oder nur mit erheblichem Anpassungsaufwand abbilden.

Die wichtigsten Softwarekategorien im Überblick

Bevor wir einzelne Anbieter vergleichen, sollten Sie verstehen, welche grundsätzlichen Kategorien es gibt:

1. Branchensoftware (BMSP – Büro-Management-Software für Planer)

Charakteristik:

  • Speziell für Architekten und Ingenieure entwickelt
  • Integrierte HOAI-Rechner
  • Alle relevanten Funktionen "out of the box"

Vorteile:

✅ Keine lange Einrichtungszeit
✅ Branchen-Know-how integriert
✅ Support kennt spezifische Probleme

Nachteile:

❌ Oft kleinere Anbieter (Unternehmensrisiko)
❌ Weniger Flexibilität bei individuellen Anpassungen
❌ Begrenzte Skalierbarkeit bei starkem Wachstum

Typische Anbieter: PROJEKT PRO, Kobold, untermStrich, projo

2. Standard-Büroverwaltungssoftware mit Branchenmodul

Charakteristik:

  • Große Büroverwaltungssysteme (Microsoft Dynamics, SAP)
  • Spezielle Module für Planungsbüros
  • Umfassende Funktionstiefe

Vorteile:

✅ Hohe Skalierbarkeit
✅ Umfangreiches Ökosystem (Add-ons, Integrationen)
✅ Zukunftssicher durch große Anbieter

Nachteile:

❌ Deutlich höhere Kosten
❌ Längere Implementierungszeiten
❌ Komplexität kann überfordern

Typische Anbieter: Microsoft Dynamics 365 + project365, BUILDUP

3. Cloud-First Modern Solutions

Charakteristik:

  • Moderne, webbasierte Plattformen
  • Intuitive Bedienung
  • Flexibles Preismodell

Vorteile:

✅ Schneller Start
✅ Von überall nutzbar
✅ Moderne Benutzeroberfläche
✅ Günstige Einstiegspreise

Nachteile:

❌ Teilweise noch junge Anbieter
❌ Eventuell weniger Funktionstiefe
❌ Abhängigkeit von Internetverbindung

Typische Anbieter: plansync, projo

Detaillierter Software-Vergleich: Die Top 7 Lösungen

1. plansync – Die intuitive All-in-One-Lösung für moderne Planungsbüros

Hersteller: plansync
Hauptzielgruppe: Kleine bis große Planungsbüros (1-100 Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Wirtschaftliche Kalkulation von Angeboten
  • Flexible Angebotsstellung: Nach HOAI, nach Zeit oder pauschal
  • Rechtssichere Zahlungsabwicklung
  • Umfassendes Projektcontrolling
  • Wirtschaftlichkeitsanalyse für jede einzelne Leistungsphase
  • Übersichtliche Einnahmen-Darstellung
  • Einnahmenprognose und Forecasting
  • Profitabilitätsmessung des gesamten Büros
  • Schnelle und einfache Zeiterfassung
  • Webbasierte Plattform für alle Betriebssysteme und Geräte
  • Mobile Nutzung mit Echtzeit-Kontrolle von unterwegs

Besonderheiten:

  • Kompletter Funktionsumfang ohne Modulzukäufe
  • Besonders intuitive Benutzeroberfläche
  • Keine Schulung notwendig - sofort einsatzbereit
  • Transparentes All-inclusive-Preismodell
  • 100% cloudbasiert für maximale Flexibilität

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Extrem benutzerfreundlich - keine Einarbeitung nötig
✅ Kompletter Funktionsumfang im Mietpreis enthalten
✅ Günstigster Preis am Markt bei vollem Feature-Set
✅ Sehr schneller Start (2-4 Wochen)
✅ Perfekt für kleine Büros ohne IT-Abteilung
✅ Von überall nutzbar (Cloud-only)
✅ Keine versteckten Kosten durch Modul-Zukäufe
✅ Intuitive Bedienung reduziert Schulungsaufwand drastisch

Nachteile:

❌ Ausschließlich Cloud (kein On-Premise)
❌ Fokus auf kleine bis mittlere Büros
❌ Weniger Funktionstiefe für sehr spezielle Nischen-Anforderungen

Preis:

  • Niedrigster Preis im Vergleich
  • Transparentes Mietmodell
  • Alle Features inklusive - keine versteckten Zusatzkosten
  • Keine Setup-Gebühren
  • Monatlich kündbar

Für wen geeignet:

Ideal für kleine bis mittlere Planungsbüros, die eine unkomplizierte, sofort einsatzbereite Lösung suchen, ohne Kompromisse bei den Funktionen machen zu müssen. Perfekt für Büros, die Wert auf Preis-Leistung legen und keine Zeit für komplexe Einführungsprojekte haben.

Highlight: Der einzige Anbieter, der den kompletten Funktionsumfang ohne teure Modul-Zukäufe bietet - echtes All-inclusive!

2. PROJEKT PRO – Der Klassiker mit 30 Jahren Erfahrung

Hersteller: PROJEKT PRO Software GmbH
Seit: 1995
Hauptzielgruppe: Mittlere bis große Planungsbüros (10-50 Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Umfassende Zeiterfassung mit Projektzuordnung
  • Angebot, Auftrag, Rechnung (AVA-Modul)
  • Kosten-Controlling mit Teilleistungen und Zeithonoraren
  • HOAI-konforme Honorarberechnung
  • Ressourcenplanung und Auslastungssteuerung
  • Digitales Bautagebuch
  • Mängelmanagement
  • Dokumentenmanagement (mobil verfügbar)

Besonderheiten:

  • Unterstützt mehrere Honorarordnungen (HOAI, LM.VM, SIA)
  • XRechnung-fähig (E-Rechnungsformat)
  • Kommunikationsmodul für alle Bereiche
  • Für MacOS und Windows verfügbar

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Sehr ausgereiftes System mit 30 Jahren Entwicklung
✅ Umfangreiche Funktionalität
✅ Starke Community und guter Support
✅ Modularer Aufbau (kaufen Sie nur, was Sie brauchen)
✅ MacOS-Unterstützung

Nachteile:

❌ Komplexer Funktionsumfang erfordert Einarbeitungszeit
❌ Module müssen einzeln dazugebucht werden
❌ Preise nur über persönliches Angebot verfügbar
❌ Oberfläche wirkt teilweise etwas traditionell

Preis:

  • Modulweise Preisgestaltung
  • Keine öffentlichen Preise
  • Individuelle Angebote je nach Bürogröße und Modulauswahl
  • Typischerweise mittleres bis gehobenes Preissegment

Für wen geeignet:

Ideal für etablierte Planungsbüros, die eine vollumfängliche Lösung suchen und bereit sind, in eine gründliche Einführung zu investieren. Besonders geeignet für MacOS-Nutzer.

3. Kobold – Die Premium-Lösung für anspruchsvolle Büros

Hersteller: KOBOLD Management Systeme GmbH
Hauptzielgruppe: Mittlere bis große Architekturbüros (15-100+ Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Echtzeit-Controlling mit über 200 vorkonfigurierten Berichten
  • Digitale Zeiterfassung und umfangreiches Zeitmanagement
  • Angebots- und Rechnungserstellung mit automatischer Honorarberechnung
  • Leistungsbilder nach HOAI und AHO
  • DATEV-Schnittstelle für nahtlose Steuerberater-Anbindung
  • Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Prognosen
  • Zentrale Dokumentenverwaltung mit Suchfunktion
  • Liquiditätsplanung und Finanzübersicht

Besonderheiten:

  • Enorm tiefe Reporting-Funktionen
  • Webbasierte Lösung, auf allen Geräten nutzbar
  • Kauf- oder Mietversion verfügbar
  • Enterprise-Version für sehr große Büros

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Außergewöhnlich mächtige Controlling-Funktionen
✅ Über 200 Standard-Reports sofort verfügbar
✅ Sehr professionelle DATEV-Integration
✅ Skalierbar bis zu großen Organisationen
✅ Ausgereifte Liquiditätsplanung

Nachteile:

❌ Hoher Preis (fünfstelliger Bereich in Enterprise-Version)
❌ Support nur mit Service-Vertrag wirklich nutzbar
❌ Komplexität kann kleinere Büros überfordern
❌ Längere Einführungszeit erforderlich

Preis:

  • KC Business: Mittleres bis hohes Preissegment
  • KC Enterprise: Gehobenes Preissegment
  • Mietversion verfügbar
  • Service-Vertrag für Support notwendig (zusätzliche Kosten)

Für wen geeignet:

Perfekt für größere Planungsbüros mit hohen Controlling-Anforderungen und Budget für eine Premium-Lösung. Besonders stark, wenn Sie detaillierte Analysen und umfassende Reports benötigen.

4. untermStrich – Der Pragmatiker aus Österreich

Hersteller: untermStrich software GmbH
Seit: Mitte der 1990er Jahre
Hauptzielgruppe: Mittlere bis große Planungsbüros (10-100 Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Lückenlose Zeiterfassung mit Änderungsmanagement
  • Stunden-, Honorar- und Kostenmanagement
  • Automatische Liquiditätschecks mit Warnschwellen
  • E-Rechnungserstellung (ZUGFeRD, XRechnung)
  • HOAI-Rabattfunktion und automatische UID-Prüfung
  • Integrierbare Kalender und Aufgabenverwaltung
  • Urlaubsplanung und Ressourcenmanagement
  • Volltextsuche über alle Dokumente, E-Mails und Pläne
  • 30 Jahre rechtssichere Ablage
  • CRM-Funktionen integriert

Besonderheiten:

  • Personalisierbare "Butler"-Dashboards
  • Automatische E-Mail-Zuordnung zu Projekten
  • REALVIEW Add-on für Baustellenmanagement
  • Faire Lizenzierung (beliebig viele Mitarbeiter, Abrechnung nach gleichzeitigen Zugriffen)
  • SaaS (Cloud) oder On-Premise verfügbar

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Von Architekten für Architekten entwickelt
✅ Sehr pragmatischer, praxisnaher Ansatz
✅ Faires Lizenzmodell ohne versteckte Kosten
✅ Starke Änderungsmanagement-Funktionen
✅ Hervorragende Dokumentenverwaltung
✅ Flexible Lizenzierung (nur aktive User zahlen)

Nachteile:

❌ Hauptsächlich im DACH-Raum verbreitet
❌ Oberfläche könnte moderner sein
❌ Etwas geringere Marktdurchdringung in Deutschland

Preis:

  • SaaS-Modell: Flexible Abrechnung nach gleichzeitigen Zugriffen
  • Keine Lizenzklassen oder User-Kategorien
  • Transparente Preisgestaltung
  • Updates und Wartung inklusive bei SaaS

Für wen geeignet:

Ausgezeichnet für Büros, die eine durchdachte, praxisnahe Lösung ohne Schnickschnack suchen. Besonders stark beim Änderungsmanagement – perfekt, wenn Sie oft mit nachträglichen Anpassungen zu kämpfen haben.

Highlight: Seit 2020 wurden mit untermStrich über 1,4 Milliarden Euro an Mehrwert durch lückenlose Zeiterfassung dokumentiert.

5. wiko – Der Marktführer für große Organisationen

Hersteller: wiko Bausoftware GmbH (Teil von Total Specific Solutions)
Seit: 1985
Hauptzielgruppe: Große Ingenieurgesellschaften und öffentliche Bauverwaltungen (30-500+ Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Mitarbeiterverwaltung und -anlage
  • Vollständige Adress- und Ansprechpartnerverwaltung
  • Projektvorplanung, -steuerung und -analyse
  • Umfangreiches Angebotswesen
  • Rechnungslegung und Honorarberechnung nach HOAI
  • DIN 276-konforme Kostenverfolgung
  • Webbasiertes Dokumentenmanagement
  • Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung
  • Liquiditätsplanung (mehrstufig)
  • Risikomanagement
  • Baukosten- und Investitionscontrolling
  • Immobilien-Portfoliomanagement

Besonderheiten:

  • Über 35.000 Installationen bei über 700 Kunden
  • Circa 850.000 durchgeführte Projekte
  • Weltweiter Einsatz durch internationalisierte Kunden
  • Microsoft SQL Server-basiert
  • Client-Server oder webbasierte Version

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Marktführer mit enormer Erfahrung (40 Jahre)
✅ Extreme Funktionstiefe für komplexeste Anforderungen
✅ Bewährt in sehr großen Organisationen
✅ Starke öffentliche Hand-Referenzen
✅ Mehrstufige Liquiditätsplanung
✅ Weltweite Einsetzbarkeit
✅ Ausgezeichnet für Großprojekte und ARGE

Nachteile:

❌ Hohe Komplexität – Überforderung für kleine Büros
❌ Längere Implementierungszeiten (6-12 Monate)
❌ Premium-Preissegment
❌ Erfordert dedizierte IT-Ressourcen
❌ Steile Lernkurve

Preis:

  • Individuelle Preisgestaltung
  • Gehobenes bis Premium-Segment
  • Lizenzierung nach Useranzahl
  • Wartungs- und Supportverträge obligatorisch

Für wen geeignet:

Die erste Wahl für große Ingenieurbüros, Generalplaner, öffentliche Bauverwaltungen und internationale Organisationen. Wenn Sie komplexeste Projektstrukturen, mehrere Standorte und höchste Controlling-Anforderungen haben, ist wiko die richtige Wahl.

Referenzen: Obermeyer Planen + Beraten, RKW Architektur+, Implenia Construction, Landesbetrieb LBB Rheinland-Pfalz

6. projo – Die moderne Cloud-Lösung für progressive Büros

Hersteller: projo GmbH (Berlin)
Seit: 2016
Hauptzielgruppe: Mittlere bis große Planungsbüros (10-100 Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Unkomplizierte Arbeitszeiterfassung
  • Einsatzplanung mit Mitarbeiter-Auslastung
  • Projektcontrolling in Echtzeit
  • Angebote & Rechnungen
  • Personalmanagement mit Urlaubsverwaltung
  • Liquiditätsplanung
  • Projekt- und Budgetplanung
  • Dashboard für individuelle Ansichten
  • Generalplanungs-Workflows
  • Mobile Nutzung (alle Geräte)

Besonderheiten:

  • Rein cloudbasiert (keine Installation nötig)
  • Moderne, aufgeräumte Benutzeroberfläche
  • Intuitive Bedienung ohne Schulung möglich
  • Monatliche Kündigung möglich
  • Aktive User-Community
  • Regelmäßige "Summer Summits" für Austausch
  • Co-Development mit Nutzern

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Modernste Benutzeroberfläche am Markt
✅ Extrem intuitive Bedienung
✅ Sofort einsatzbereit (Quick Start)
✅ Flexible, monatliche Verträge
✅ Aktive Community und exzellenter Support
✅ State-of-the-art Cloud-Technologie
✅ Perfekt für Remote- und Hybrid-Work
✅ Transparente Preisgestaltung

Nachteile:

❌ Noch jüngerer Anbieter (seit 2016)
❌ Funktionstiefe etwas geringer als "Dinosaurier"
❌ Ausschließlich Cloud (kein On-Premise)
❌ Weniger stark bei sehr spezifischen Nischen-Anforderungen

Preis:

  • SaaS-Modell mit transparenter Preisgestaltung
  • Monatlich kündbar
  • Keine Setup-Gebühren
  • Datenmigration im Service enthalten
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Für wen geeignet:

Ideal für moderne, zukunftsorientierte Planungsbüros, die Wert auf intuitive Bedienung, Flexibilität und Cloud-Vorteile legen. Perfekt für Büros mit Remote-Work, die schnell starten wollen und keine Lust auf monatelange Implementierungsprojekte haben.

Community: Über 1.000 aktive Nutzer, täglich kommen neue Büros hinzu (durchschnittlich 8 Mitarbeiter).

7. BUILDUP – Der Konfigurator für individuelle Anforderungen

Hersteller: Bauer Software GmbH
Hauptzielgruppe: Bauingenieure und größere Planungsbüros (25-200 Mitarbeiter)

Funktionsumfang:

Kernfunktionen:

  • Flexibles Baukastensystem (modularer Aufbau)
  • AVA-Modul (Angebot, Vergabe, Abrechnung)
  • Kosten-Modul für umfassende Kostenkontrolle
  • HOAI-Modul für Honorarberechnung
  • Orga-Modul für organisatorische Aufgaben
  • Bautagebuch-Modul mit beweissicherer Dokumentation
  • Grafische Ressourcenplanung
  • Cloud-Version für Browser-Nutzung
  • Darstellung technischer und kaufmännischer Abläufe

Besonderheiten:

  • Wahlweise fest installiert oder auf Cloud-Server
  • Extrem modularer Ansatz (Baukastensystem)
  • Technische Ausrichtung (Schwerpunkt Bauingenieure)
  • Sehr individuelle Konfigurationsmöglichkeiten
  • Umfangreiche Add-on-Bibliothek

Vor- und Nachteile:

Vorteile:

✅ Höchste Flexibilität durch Baukastenprinzip
✅ Perfekt auf individuelle Workflows anpassbar
✅ Sowohl Cloud als auch On-Premise
✅ Starke AVA-Funktionen
✅ Gut für technisch orientierte Büros
✅ Skalierbar durch Modul-Zukauf

Nachteile:

❌ Komplexe Preisstruktur (viele Einzelmodule)
❌ Kann bei vollem Ausbau sehr teuer werden
❌ Längere Konfigurationszeit
❌ Eher für Ingenieure als für Architekten
❌ Erfordert klares Konzept vor Kauf

Preis:

  • Modulweise Preisgestaltung
  • Jedes Modul und Add-on separat zu bezahlen
  • Bei komplettem Paket im oberen Preissegment
  • Cloud-Version: Mietmodell verfügbar

Für wen geeignet:

Hervorragend für Bauingenieure und technisch orientierte Planungsbüros, die genau wissen, was sie brauchen, und eine maßgeschneiderte Lösung suchen. Weniger geeignet für Büros, die eine "Out-of-the-box"-Lösung bevorzugen.

Vergleichstabelle: Die wichtigsten Kriterien auf einen Blick

Kriterium plansync PROJEKT PRO Kobold untermStrich wiko projo BUILDUP
Zielgruppe 1-100 MA 10-50 MA 15-100+ MA 10-100 MA 30-500+ MA 10-100 MA 25-200 MA
Preis Niedrig Mittel Hoch Mittel Sehr hoch Mittel Mittel-Hoch
Cloud Nur Cloud Teilweise Ja Ja Teilweise Nur Cloud Ja
Benutzerfreundlichkeit ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐
Funktionstiefe ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐
HOAI-Rechner ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅
Zeiterfassung ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅
Projektcontrolling ✅ ✅ ✅✅ ✅ ✅✅ ✅ ✅
Rechnungserstellung ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅
MacOS ✅ ✅ ⭕ ⭕ ⭕ ✅ ⭕
Einführungszeit 2-4 Wochen 2-4 Monate 3-6 Monate 2-3 Monate 6-12 Monate 4-8 Wochen 3-5 Monate

Legende:
✅ = Verfügbar | ✅✅ = Besonders stark | ⭕ = Eingeschränkt/optional | ❌ = Nicht verfügbar

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Auswahlhilfe: Welche Software passt zu Ihrem Büro?

Wenn Sie ein kleines Büro sind (1-10 Mitarbeiter):

Erste Wahl: plansync

  • Günstigster Preis bei vollem Funktionsumfang
  • Schnellster Start (2-4 Wochen)
  • Keine Schulung notwendig
  • Alle Module inklusive - keine Zusatzkosten
  • Perfekt für schnellen Einstieg

Wenn Sie ein mittelgroßes Büro sind (10-30 Mitarbeiter):

Erste Wahl: plansync, untermStrich oder projo

  • plansync: Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis mit All-inclusive
  • untermStrich: Starkes Änderungsmanagement
  • projo: Moderne Oberfläche und aktive Community

Alternativ: PROJEKT PRO (wenn Sie MacOS nutzen)

Erwägen Sie: Kobold (wenn Sie sehr hohes Controlling-Niveau brauchen)

Wenn Sie ein großes Büro sind (30-100 Mitarbeiter):

Erste Wahl: Kobold oder projo

  • plansync: Schneller Einstieg, modernste Oberfläche
  • Kobold: Maximum an Controlling und Reporting
  • projo: Modern, flexibel, starke Community

Alternativ: wiko (wenn Sie höchste Ansprüche und Budget haben)

Wenn Sie ein sehr großes Büro oder Generalplaner sind (100+ Mitarbeiter):

Erste Wahl: wiko

  • Bewährt in großen Organisationen
  • Höchste Funktionstiefe
  • Internationale Einsetzbarkeit

Alternativ: Kobold Enterprise (wenn Sie weniger Komplexität wünschen)

Wenn Sie Bauingenieur sind (technischer Schwerpunkt):

Erste Wahl: BUILDUP oder wiko

  • Technische Ausrichtung
  • Starke AVA-Funktionen
  • Baustellenmanagement

Wenn Sie moderne Arbeitsweisen (Remote, Homeoffice) leben:

Erste Wahl: plansync oder projo

  • Beide rein cloudbasiert
  • Von überall nutzbar
  • plansync: Günstigster Preis
  • projo: Stärkere Community-Features

Wichtige Entscheidungskriterien im Detail

1. Cloud vs. On-Premise

Cloud-Vorteile:

  • Keine IT-Infrastruktur nötig
  • Automatische Updates
  • Von überall nutzbar
  • Geringere Einstiegskosten

On-Premise-Vorteile:

  • Volle Datenkontrolle
  • Keine Internetabhängigkeit
  • Einmalige Investition statt laufende Kosten
  • Anpassbar für sehr spezifische Anforderungen

Unser Rat: Für die meisten Büros ist heute Cloud die bessere Wahl. Nur wenn Sie sehr spezifische Sicherheitsanforderungen oder sehr schlechte Internetverbindung haben, sollten Sie On-Premise erwägen.

2. Kaufpreis vs. Mietmodell

Kauf:

  • Höhere Anfangsinvestition
  • Plus Wartung (ca. 20% p.a.)
  • Mehr Kontrolle

Miete (SaaS):

  • Niedrige Einstiegshürde
  • Updates inklusive
  • Flexibel skalierbar
  • Planbare Kosten

Unser Rat: Für kleine bis mittlere Büros ist das Mietmodell meist vorteilhafter.Sehr große Büros mit langfristiger Perspektive können im Einzelfall durch Kauf sparen.

3. Funktionsumfang vs. Benutzerfreundlichkeit

Es gibt einen Trade-off: Je mehr Funktionen, desto komplexer meist die Bedienung.

Maximale Funktionen: wiko, Kobold
Beste Balance: untermStrich, PROJEKT PRO, plansync
Maximale Usability: plansync, projo

Unser Rat: Beginnen Sie mit den Kernfunktionen und wachsen Sie schrittweise. Viele Büros nutzen nur 30-40% der verfügbaren Features.

4. Support und Community

Guter Support kann den Unterschied zwischen Erfolg und Frustration ausmachen:

Exzellenter Support: plansync, projo, PROJEKT PRO, untermStrich
Professioneller Support (aber kostenpflichtig): Kobold, wiko
Community-Stärke: projo (sehr aktiv), PROJEKT PRO (etabliert)

Unser Rat: Testen Sie den Support vor dem Kauf! Stellen Sie eine technische Frage und messen Sie Reaktionszeit und Qualität.

Implementierungs-Tipps: So gelingt der Start

Unabhängig davon, für welche Software Sie sich entscheiden:

Phase 1: Vorbereitung (4-6 Wochen)

  1. Definieren Sie Ihre Must-have-Anforderungen
  2. Stellen Sie ein Projektteam zusammen (nicht nur IT!)
  3. Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse
  4. Identifizieren Sie Ihre Top 3 Schmerzpunkte

Phase 2: Auswahl (4-8 Wochen)

  1. Erstellen Sie eine Shortlist (max. 3 Anbieter)
  2. Fordern Sie Demos mit Ihren echten Daten an
  3. Sprechen Sie mit Referenzkunden
  4. Testen Sie den Support

Phase 3: Einführung (siehe Tabelle oben)

  1. Beginnen Sie mit einem Pilot-Projekt
  2. Schulen Sie in Wellen (nicht alle auf einmal)
  3. Planen Sie mit 10-20% Produktivitätsverlust in den ersten Wochen
  4. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie

Phase 4: Optimierung (laufend)

  1. Review nach 3 Monaten
  2. Erweiterte Features nach 6-12 Monaten
  3. Kontinuierliche Verbesserung

Kosten-Nutzen-Analyse: Wann rechnet sich die Investition?

Beispielrechnung für ein 15-Mitarbeiter-Büro:

Investition:

  • Laufende Softwarekosten (Cloud, mittleres Segment)
  • Einmalige Einführungskosten
  • Typische Implementierungsinvestitionen erforderlich

Einsparungen/Nutzen:

  • Signifikante Zeitersparnis in der Verwaltung (ca. 30%)
  • Vermiedene Fehler bei Abrechnung und Honorarberechnung
  • Besseres Projektcontrolling führt zu höherer Marge
  • Bessere Transparenz und Kontrolle über Projekte

ROI: In der Regel bereits im ersten Jahr positiv!

Häufige Fehler bei der Softwareauswahl

❌ "Wir nehmen die günstigste Lösung"
→ Falsch gespart! Achten Sie auf Gesamtkosten und Nutzen.

❌ "Software X nutzt mein Kollege, also nehmen wir die auch"
→ Jedes Büro ist anders. Was für andere passt, muss nicht zu Ihnen passen.

❌ "Wir kaufen erstmal die Basisversion"
→ Oft fehlen dann wichtige Funktionen. Planen Sie realistisch.

❌ "Die Einführung machen wir nebenbei"
→ Planen Sie dedizierte Zeit ein, sonst scheitert das Projekt.

❌ "Das alte System läuft parallel weiter"
→ Klarer Cut! Parallelbetrieb führt zu doppeltem Aufwand.

❌ "Wir passen die Software an unsere Prozesse an"
→ Lieber Prozesse hinterfragen und Best Practices übernehmen.

1. KI-Integration

Erste Anbieter integrieren KI für:

  • Automatische Projektkategorisierung
  • Intelligente Ressourcenvorschläge
  • Predictive Analytics für Projektkosten

2. BIM-Integration

Ab 2025 ist BIM Standard bei Bundesbauten ab 500.000 € Bauvolumen. Achten Sie auf:

  • IFC-Schnittstellen
  • CDE-Integration
  • Automatische Mengenermittlung

3. E-Rechnungspflicht

Ab 2025 ist E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Ihre Software muss unterstützen:

  • XRechnung oder ZUGFeRD
  • Automatische Formatkonvertierung

4. ESG-Reporting

Nachhaltigkeitsberichterstattung wird wichtiger. Prüfen Sie:

  • CO2-Tracking für Projekte
  • ESG-Kennzahlen
  • Nachhaltigkeits-Reporting

Checkliste: Ist Ihre Wunsch-Software die richtige?

Bevor Sie unterschreiben, prüfen Sie:

□ Kostenlose Testphase genutzt (min. 14 Tage)
□ Mit echten Projektdaten getestet
□ Mindestens 2 Referenzkunden angerufen
□ Support-Qualität geprüft (Anfrage gestellt)
□ Schulungskonzept verstanden
□ Datenmigration besprochen
□ Exit-Strategie geklärt (Was wenn wir wechseln wollen?)
□ Team-Feedback eingeholt (nicht nur Geschäftsführung!)
□ Vertragsbedingungen geprüft (Kündigungsfristen!)
□ Gesamtkosten über 3 Jahre berechnet

Mindestens 8 von 10? Dann Go!

Fazit: Es gibt nicht DIE beste Software – aber die beste für SIE

Nach diesem umfassenden Vergleich ist klar: Der Markt bietet exzellente Lösungen für jede Anforderung und Bürogröße. Die "beste" Software gibt es nicht – aber die beste Lösung für Ihr spezifisches Büro.

Unsere Top-Empfehlungen zusammengefasst:

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: plansync
Schnellster Start: plansync
Modernste Lösung: projo
Beste Balance: untermStrich oder PROJEKT PRO
Höchstes Controlling-Niveau: Kobold
Für Großorganisationen: wiko
Für Bauingenieure: BUILDUP
Beste Usability: plansync, projo
MacOS-Nutzer: PROJEKT PRO, projo oder plansync

Der wichtigste Rat zum Schluss:

Starten Sie! Die größte Gefahr ist nicht, die "falsche" Software zu wählen, sondern gar nicht zu digitalisieren. Jede der vorgestellten Lösungen ist besser als Excel und Papierakten.

Nutzen Sie Testphasen, sprechen Sie mit Referenzkunden und vertrauen Sie dann Ihrer Entscheidung. Mit der richtigen Einführung und dem Commitment Ihres Teams wird jede dieser Lösungen Ihr Planungsbüro deutlich effizienter machen.

Nächste Schritte

Möchten Sie tiefer einsteigen?

➡️ Lesen Sie unseren Leitfaden für Büroverwaltungssoftware für Architekten 2025 für eine detaillierte Einführungsanleitung

➡️ Erfahren Sie warum Architekten eine Büroverwaltungssoftware brauchen – 7 überzeugende Gründe

➡️ Kostenlose Beratung buchen – Wir helfen Ihnen, die richtige Software für Ihr Büro zu finden

Haben Sie Fragen?

Unser Team berät Sie gerne persönlich zu allen Fragen rund um die Digitalisierung Ihres Planungsbüros.

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