Projektmanagement für Architekturbüros: Der komplette Guide

Bauprojekte sind komplex. Dutzende Beteiligte, enge Terminpläne, wechselnde Anforderungen und unvorhergesehene Herausforderungen gehören zum Alltag jedes Architekturbüros. Während Sie sich auf die kreative und technische Planungsarbeit konzentrieren möchten, bindet das Projektmanagement oft mehr Ressourcen als geplant – und entscheidet letztlich über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts.

Die gute Nachricht: Professionelles Projektmanagement lässt sich systematisieren. In diesem Guide zeigen wir Ihnen bewährte Methoden, praktische Werkzeuge und konkrete Best Practices, mit denen Sie Ihre Projekte termingerecht, im Budget und mit zufriedenen Bauherren abschließen.

Was macht Projektmanagement im Architekturbüro besonders?

Projektmanagement in Architekturbüros unterscheidet sich fundamental von anderen Branchen. Die spezifischen Rahmenbedingungen erfordern angepasste Methoden und Werkzeuge.

Die HOAI als strukturgebender Rahmen

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) definiert neun Leistungsphasen, die den natürlichen Projektablauf strukturieren:

Phase	Bezeichnung	Honoraranteil
LPH 1	Grundlagenermittlung	2%
LPH 2	Vorplanung	7%
LPH 3	Entwurfsplanung	15%
LPH 4	Genehmigungsplanung	3%
LPH 5	Ausführungsplanung	25%
LPH 6	Vorbereitung der Vergabe	10%
LPH 7	Mitwirkung bei der Vergabe	4%
LPH 8	Objektüberwachung	32%
LPH 9	Objektbetreuung	2%

Diese Struktur gibt nicht nur den Projektablauf vor, sondern definiert auch, wann welche Leistungen erbracht und abgerechnet werden. Ein effektives Projektmanagement orientiert sich an diesen Phasen und nutzt sie als natürliche Meilensteine.

Typische Herausforderungen

Lange Projektlaufzeiten: Bauprojekte erstrecken sich oft über Jahre. Was bei Projektstart vereinbart wurde, kann bei der Ausführung längst überholt sein.

Viele Projektbeteiligte: Bauherr, Fachplaner, Behörden, Gutachter, ausführende Firmen – die Koordination dieser Stakeholder ist eine Kernaufgabe des Projektmanagements.

Änderungen sind die Regel: Kaum ein Projekt wird exakt wie ursprünglich geplant realisiert. Professionelles Änderungsmanagement unterscheidet erfolgreiche von scheiternden Projekten.

Dokumentationspflichten: Sowohl für die eigene Absicherung als auch für die korrekte HOAI-Abrechnung ist eine lückenlose Dokumentation essenziell.

Phase 1: Projektstart richtig gestalten

Ein sauberer Projektstart legt das Fundament für den gesamten Projektverlauf. Fehler in dieser Phase potenzieren sich im weiteren Verlauf.

Das Kick-off-Meeting

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, sollten alle wesentlichen Punkte mit dem Bauherrn geklärt sein:

Projektziele definieren:

Was soll gebaut werden? (Nutzung, Größe, Qualitätsanspruch)
Welches Budget steht zur Verfügung?
Welcher Zeitrahmen ist realistisch?
Welche besonderen Anforderungen gibt es?

Erwartungen abgleichen:

Wie intensiv wünscht der Bauherr eingebunden zu werden?
Welche Entscheidungskompetenzen hat wer?
Wie soll kommuniziert werden? (Häufigkeit, Kanäle, Dokumentation)

Spielregeln festlegen:

Wer sind die Ansprechpartner auf beiden Seiten?
Wie werden Änderungswünsche behandelt?
Welche Reaktionszeiten sind vereinbart?

Der Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (PSP) zerlegt das Gesamtprojekt in handhabbare Arbeitspakete. Für Architekturbüros hat sich eine Gliederung nach Leistungsphasen bewährt:

Projekt: Wohnhaus Müller
├── LPH 1: Grundlagenermittlung
│   ├── Bestandsaufnahme
│   ├── Bauherrngespräche
│   └── Zieldefinition
├── LPH 2: Vorplanung
│   ├── Entwurfskonzepte
│   ├── Kostenschätzung
│   └── Abstimmung Bauherr
├── LPH 3: Entwurfsplanung
│   ├── Entwurf ausarbeiten
│   ├── Kostenberechnung
│   └── Fachplaner koordinieren
...

Dieser Strukturplan bildet die Grundlage für:

Die Terminplanung (welche Pakete hängen voneinander ab?)
Die Ressourcenplanung (wer arbeitet wann woran?)
Das Controlling (wie weit sind wir?)

Realistische Projektkalkulation

Die häufigste Ursache für Projektprobleme: zu optimistische Kalkulationen. Eine realistische Einschätzung berücksichtigt:

Erfahrungswerte nutzen: Wie lange haben vergleichbare Projekte tatsächlich gedauert? Wenn Sie bisher keine systematische Zeiterfassung geführt haben, fehlt Ihnen diese Datenbasis – ein Grund mehr, damit zu beginnen.

Pufferzeiten einplanen: Als Faustregel: 15-20% Puffer auf die kalkulierte Zeit. Bei komplexen Projekten oder schwierigen Bauherren auch mehr.

Abhängigkeiten berücksichtigen: Genehmigungen dauern oft länger als gedacht. Fachplaner liefern nicht immer pünktlich. Diese externen Faktoren müssen in die Planung einfließen.

Phase 2: Effektive Projektsteuerung

Mit einem soliden Projektstart ist die Grundlage gelegt. Jetzt geht es darum, das Projekt aktiv zu steuern und nicht nur passiv zu verwalten.

Terminmanagement

Der Terminplan als lebendes Dokument: Ein Terminplan, der zu Projektstart erstellt und dann nie wieder angepasst wird, ist wertlos. Termine müssen regelmäßig überprüft und bei Abweichungen aktualisiert werden.

Meilensteine definieren: Neben den HOAI-Leistungsphasen sollten Sie projektspezifische Meilensteine setzen:

Entwurfsfreigabe durch Bauherrn
Bauantrag eingereicht
Baugenehmigung erteilt
Vergabe abgeschlossen
Baubeginn
Rohbau fertig
Abnahme

Kritischer Pfad: Identifizieren Sie die Vorgänge, die den Gesamttermin bestimmen. Verzögerungen auf dem kritischen Pfad verschieben automatisch das Projektende. Diese Vorgänge verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Kostencontrolling

Budgetüberschreitungen sind Gift für die Kundenbeziehung und die eigene Rentabilität. Ein kontinuierliches Kostencontrolling hilft, rechtzeitig gegenzusteuern.

Soll-Ist-Vergleiche: Vergleichen Sie regelmäßig den geplanten mit dem tatsächlichen Aufwand – idealerweise wöchentlich. Fragen Sie sich:

Wie viele Stunden wurden für diese Leistungsphase kalkuliert?
Wie viele Stunden wurden tatsächlich aufgewendet?
Wie viel Prozent der Leistung sind erbracht?

Praxisbeispiel: Sie haben für die Entwurfsplanung (LPH 3) 120 Stunden kalkuliert. Nach 80 aufgewendeten Stunden stellen Sie fest, dass erst 50% der Arbeit erledigt sind. Hochgerechnet werden Sie bei 160 Stunden landen – 40 Stunden über Budget. Jetzt können Sie reagieren: effizientere Arbeitsweise, Gespräch mit dem Bauherrn über reduzierten Leistungsumfang oder Nachtrag.

Earned Value Management: Diese Methode kombiniert Zeit- und Kostencontrolling. Sie vergleichen:

Geplante Kosten für geplante Arbeit (Plan)
Geplante Kosten für geleistete Arbeit (Earned Value)
Tatsächliche Kosten für geleistete Arbeit (Ist)

So erkennen Sie nicht nur, ob Sie im Budget sind, sondern auch, ob Sie im Zeitplan liegen.

Ressourcenmanagement

Auslastung im Blick behalten: Wer arbeitet gerade an welchem Projekt? Wo gibt es Engpässe, wo Kapazitäten? Eine Auslastungsübersicht hilft bei:

Der Entscheidung, ob neue Projekte angenommen werden können
Der frühzeitigen Erkennung von Überlastungssituationen
Der gleichmäßigen Verteilung der Arbeit im Team

Skill-Matching: Nicht jeder Mitarbeiter ist für jede Aufgabe gleich geeignet. Achten Sie bei der Ressourcenplanung auf:

Erfahrung mit dem Projekttyp
Verfügbare Zeit
Persönliche Entwicklungsziele
Teamzusammensetzung

Phase 3: Kommunikation und Koordination

Mangelnde Kommunikation ist die häufigste Ursache für Projektprobleme. Klare Strukturen und etablierte Routinen schaffen Abhilfe.

Interne Kommunikation

Regelmäßige Projektbesprechungen: Je nach Projektgröße und -phase empfehlen sich wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechungen im Projektteam:

Was wurde seit der letzten Besprechung erledigt?
Was steht als Nächstes an?
Wo gibt es Probleme oder Fragen?
Wer braucht Unterstützung?

Dokumentation von Entscheidungen: Jede projektrelevante Entscheidung sollte schriftlich festgehalten werden – wer, wann, was, warum. Das schützt bei späteren Diskussionen und ermöglicht neuen Teammitgliedern den Einstieg.

Zentrale Informationsablage: Alle Projektinformationen an einem Ort: Pläne, Protokolle, Korrespondenz, Fotos. Schluss mit der Suche in E-Mail-Postfächern und lokalen Ordnern.

Externe Kommunikation

Bauherrnkommunikation:

Regelmäßige Status-Updates (monatlich oder nach Meilensteinen)
Proaktive Information bei Problemen oder Änderungen
Klare Entscheidungsvorlagen mit Optionen und Empfehlung
Schriftliche Bestätigung aller Entscheidungen

Fachplanerkoordination:

Klare Schnittstellendefinition
Regelmäßige Koordinationstermine
Frühzeitige Einbindung in Planungsänderungen
Verbindliche Terminvereinbarungen

Behördenkommunikation:

Frühzeitige Vorabstimmung bei komplexen Vorhaben
Vollständige und korrekte Unterlagen
Dokumentation aller Abstimmungen

Phase 4: Risikomanagement

Risiken lassen sich nicht vermeiden – aber managen. Ein systematisches Risikomanagement reduziert Überraschungen und deren Auswirkungen.

Risiken identifizieren

Typische Risiken in Architekturprojekten:

Risikokategorie	Beispiele
Bauherrnseitig	Unklare Anforderungen, verspätete Entscheidungen, Zahlungsverzug
Planung	Fehlerhafte Koordination, unrealistische Terminvorgaben, Schnittstellenprobleme
Genehmigung	Auflagen, Verzögerungen, Nachforderungen
Ausführung	Baumängel, Insolvenzen, Lieferengpässe
Extern	Wetter, Marktschwankungen, rechtliche Änderungen

Risiken bewerten

Für jedes identifizierte Risiko:

Eintrittswahrscheinlichkeit einschätzen (gering/mittel/hoch)
Auswirkung bei Eintritt bewerten (gering/mittel/hoch)
Risikoprioritätszahl = Wahrscheinlichkeit × Auswirkung

Fokussieren Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Risiken mit hoher Priorität.

Gegenmaßnahmen definieren

Vermeiden: Risiko durch andere Vorgehensweise umgehen Vermindern: Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung reduzieren Übertragen: Risiko auf Dritte verlagern (Versicherung, Vertragsgestaltung) Akzeptieren: Bewusst eingehen und Konsequenzen einplanen

Beispiel: Risiko: Bauherr trifft Entscheidungen zu spät Maßnahme: Entscheidungsfristen vertraglich vereinbaren, Eskalationsprozess definieren, regelmäßig an ausstehende Entscheidungen erinnern

Phase 5: Änderungsmanagement

Änderungen sind im Bauwesen die Regel, nicht die Ausnahme. Ein strukturiertes Änderungsmanagement schützt Ihre Wirtschaftlichkeit.

Änderungen erkennen und dokumentieren

Was ist eine Änderung? Alles, was vom ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang abweicht:

Bauherrnwünsche (zusätzliche Räume, andere Materialien)
Planungsänderungen durch neue Erkenntnisse
Behördliche Auflagen
Änderungen durch Fachplaner

Sofortige Dokumentation: Jede Änderung muss umgehend schriftlich festgehalten werden:

Was wird geändert?
Warum wird geändert? (Auslöser)
Wer hat die Änderung veranlasst?
Welche Auswirkungen hat die Änderung? (Kosten, Termine)

Nachtragsmanagement

Rechtliche Grundlage: Nach § 650b BGB hat der Besteller ein Anordnungsrecht für Änderungen. Der Auftragnehmer kann eine Anpassung der Vergütung verlangen.

Prozess etablieren:

Änderungswunsch dokumentieren
Auswirkungen ermitteln (Stunden, Kosten, Termine)
Nachtrag erstellen und vorlegen
Freigabe einholen
Änderung umsetzen

Häufiger Fehler: Änderungen werden umgesetzt, ohne vorher die Vergütung zu klären. Im Nachhinein ist die Durchsetzung von Nachträgen deutlich schwieriger.

➡️ Mehr zum Thema finden Sie in unserem Artikel Excel-Probleme in Architekturbüros, der auch auf typische Fehler beim Nachtragsmanagement eingeht.

Phase 6: Projektabschluss und Lessons Learned

Ein strukturierter Projektabschluss sichert Ihre Vergütung und generiert wertvolles Wissen für zukünftige Projekte.

Formaler Projektabschluss

Abnahme vorbereiten:

Mängelliste erstellen
Bekannte Mängel vor Abnahme beseitigen
Abnahmeprotokoll vorbereiten
Dokumentation zusammenstellen

Schlussrechnung erstellen: Auf Basis der dokumentierten Leistungen und Nachträge die Schlussrechnung erstellen. Eine saubere Zeiterfassung pro Leistungsphase ist hier Gold wert.

Projektdokumentation archivieren: Alle relevanten Unterlagen strukturiert ablegen:

Verträge und Nachträge
Pläne (alle Versionen)
Protokolle und Korrespondenz
Fotos
Abrechnungsunterlagen

Lessons Learned

Nach jedem Projekt: Nehmen Sie sich Zeit für eine strukturierte Nachbetrachtung:

Was lief gut?
Was lief schlecht?
Was würden wir beim nächsten Mal anders machen?
Welche Erkenntnisse sind übertragbar?

Erkenntnisse nutzen: Lessons Learned sind nur wertvoll, wenn sie in die Praxis einfließen:

Checklisten anpassen
Prozesse verbessern
Kalkulationsgrundlagen aktualisieren
Erfahrungswerte dokumentieren

Werkzeuge für das Projektmanagement

Die besten Methoden nützen wenig ohne geeignete Werkzeuge. Die Wahl der richtigen Tools entscheidet über Effizienz und Akzeptanz im Team.

Anforderungen an Projektmanagement-Tools für Architekturbüros

Projektbezogene Struktur: Das Tool muss Projekte und Leistungsphasen abbilden können – nicht nur generische Aufgaben und Kategorien.

Zeiterfassung integriert: Getrennte Systeme für Projektmanagement und Zeiterfassung führen zu Datensilos und Mehraufwand.

HOAI-Unterstützung: Wer nach HOAI abrechnet, braucht ein System, das Stunden den Leistungsphasen zuordnet und Auswertungen ermöglicht.

Mobile Nutzung: Architekten sind häufig außer Haus. Die Lösung muss auch auf Baustellen funktionieren.

Dokumentenverwaltung: Pläne, Protokolle, Fotos – ein integriertes Dokumentenmanagement erspart die Suche in verschiedenen Systemen.

Von Excel zur Profisoftware

Viele Büros starten mit Excel. Das funktioniert bei kleinen Teams und einfachen Projekten. Mit wachsender Komplexität stoßen Tabellenlösungen jedoch an Grenzen:

Keine automatische Konsistenzprüfung
Aufwendige manuelle Auswertungen
Keine Echtzeitübersicht bei mehreren Nutzern
Fehleranfällig bei manuellen Berechnungen

➡️ Mehr zu den typischen Problemen finden Sie in unserem Artikel Excel-Probleme in Architekturbüros.

Wie plansync beim Projektmanagement unterstützt

Eine integrierte Büroverwaltungssoftware wie plansync verbindet alle Aspekte des Projektmanagements in einer Lösung – von der Akquise bis zur Schlussrechnung.

Projektübersicht in Echtzeit

Mit plansync sehen Sie auf einen Blick:

Den Status aller laufenden Projekte
Budget-Auslastung pro Leistungsphase
Anstehende Meilensteine und Termine
Offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Statt Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen, haben Sie alle relevanten Daten in einem Dashboard.

Integrierte Zeiterfassung

Ihre Mitarbeiter erfassen Zeiten direkt auf Projekte und Leistungsphasen – per Desktop, Tablet oder Smartphone. Diese Daten fließen automatisch ins Projektcontrolling und bilden die Grundlage für Ihre HOAI-Rechnungen.

Von der Zeiterfassung zur Rechnung

Der besondere Vorteil einer integrierten Lösung: Die erfassten Stunden sind direkt mit der Honorarabrechnung verknüpft. Sie sehen, welche Leistungsphasen bereits abgerechnet sind und welche Leistungen noch offen sind. Teilrechnungen und Schlussrechnungen erstellen Sie auf Basis der tatsächlich dokumentierten Arbeit.

Ressourcenplanung

Die grafische Auslastungsübersicht zeigt, wer wann an welchem Projekt arbeitet. Sie erkennen Engpässe frühzeitig und können Aufträge gezielt annehmen oder ablehnen.

➡️ Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Büroverwaltungssoftware für Ihr Planungsbüro.

Checkliste: Projektmanagement im Architekturbüro

Nutzen Sie diese Checkliste zur Selbsteinschätzung:

Projektstart:

Kick-off-Meeting mit Bauherrn durchgeführt
Projektziele und -umfang schriftlich definiert
Projektstrukturplan erstellt
Realistische Kalkulation mit Pufferzeiten
Kommunikationswege vereinbart

Projektsteuerung:

Terminplan mit Meilensteinen
Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche
Auslastungsübersicht aktuell
Wöchentliche Projektbesprechungen

Kommunikation:

Zentrale Informationsablage
Regelmäßige Bauherrnupdates
Koordinationstermine mit Fachplanern
Entscheidungen schriftlich dokumentiert

Risiko- und Änderungsmanagement:

Risiken identifiziert und bewertet
Gegenmaßnahmen definiert
Änderungen sofort dokumentiert
Nachträge vor Umsetzung geklärt

Projektabschluss:

Abnahme vorbereitet
Schlussrechnung auf Basis dokumentierter Leistungen
Projektdokumentation archiviert
Lessons Learned durchgeführt

Fazit: Systematisches Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Erfolgreiches Projektmanagement im Architekturbüro ist kein Zufall – es ist das Ergebnis klarer Strukturen, etablierter Prozesse und geeigneter Werkzeuge.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

Sauberer Projektstart mit klaren Vereinbarungen und realistischer Kalkulation
Kontinuierliches Controlling von Terminen, Kosten und Ressourcen
Strukturierte Kommunikation intern und extern
Systematisches Risiko- und Änderungsmanagement
Konsequente Dokumentation für Absicherung und Lessons Learned

Der Aufwand für professionelles Projektmanagement zahlt sich aus: weniger Stress, zufriedenere Bauherren, bessere Wirtschaftlichkeit. Und mit den richtigen digitalen Werkzeugen wird aus der vermeintlichen Zusatzbelastung ein echter Wettbewerbsvorteil.

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