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Zeiterfassung für Architekten: Warum sie unverzichtbar ist

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In vielen Architekturbüros ist Zeiterfassung noch immer ein leidiges Thema. Post-its, Excel-Listen oder das berühmte "trage ich später nach" führen zu lückenhaften Aufzeichnungen und am Monatsende zu hektischem Nachkonstruieren. Dabei ist präzise Zeiterfassung für Architekten längst keine optionale Fleißübung mehr – sie ist gesetzliche Pflicht, Grundlage für korrekte HOAI-Rechnungen und entscheidend für die Wirtschaftlichkeit jedes Projekts.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum Zeiterfassung für Architekten unverzichtbar ist, welche rechtlichen Anforderungen Sie erfüllen müssen und wie eine systematische Zeiterfassung Ihr Büro profitabler macht.

Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Seit dem wegweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18) und der darauffolgenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland eindeutig geregelt: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzuführen.

Was bedeutet das konkret für Architekturbüros?

Die Arbeitszeiterfassung muss folgende Punkte umfassen:

  • Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden
  • Überstunden sind zu erfassen und aufzuzeichnen
  • Pausenzeiten müssen nachvollziehbar sein
  • Die Aufzeichnungen müssen objektiv, verlässlich und zugänglich sein

Für Architekturbüros bedeutet das: Das handschriftliche Stundenbuch oder die "werde ich später nachtragen"-Mentalität genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Sie benötigen ein systematisches Zeiterfassungssystem, das die geleisteten Stunden zuverlässig dokumentiert.

Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht können empfindliche Folgen haben:

  • Bußgelder bei Kontrollen durch die Arbeitsschutzbehörden
  • Beweisschwierigkeiten bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten
  • Reputationsschäden bei öffentlichen Auftraggebern

Besonders bei öffentlichen Ausschreibungen achten Auftraggeber zunehmend auf die Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards. Ein fehlendes Zeiterfassungssystem kann hier zum Ausschlusskriterium werden.

Zeiterfassung als Grundlage für HOAI-Rechnungen

Während die gesetzliche Pflicht für viele der ausschlaggebende Grund ist, liegt der eigentliche Wert einer präzisen Zeiterfassung in der korrekten Honorarabrechnung nach HOAI. Ohne zu wissen, wie viele Stunden in welche Leistungsphase geflossen sind, tappen Sie bei der Abrechnung im Dunkeln.

Leistungsphasen und Zeitaufwand

Die HOAI definiert neun Leistungsphasen mit festgelegten prozentualen Anteilen am Gesamthonorar:

Leistungsphase Anteil Typische Tätigkeiten
LPH 1 – Grundlagenermittlung 2% Bestandsaufnahme, Bauherrngespräche
LPH 2 – Vorplanung 7% Konzeptentwicklung, Kostenschätzung
LPH 3 – Entwurfsplanung 15% Entwurf, Kostenberechnung
LPH 4 – Genehmigungsplanung 3% Bauantrag, Behördenverhandlungen
LPH 5 – Ausführungsplanung 25% Detailpläne, Werkplanung
LPH 6 – Vorbereitung der Vergabe 10% Leistungsverzeichnisse, Mengenermittlung
LPH 7 – Mitwirkung bei der Vergabe 4% Angebotsprüfung, Vergabevorschläge
LPH 8 – Objektüberwachung 32% Bauleitung, Bauüberwachung
LPH 9 – Objektbetreuung 2% Gewährleistung, Dokumentation

Nur wenn Sie genau wissen, wie viele Stunden Ihr Team in jede Leistungsphase investiert hat, können Sie:

  1. Korrekte Teilrechnungen stellen, die dem tatsächlichen Projektfortschritt entsprechen
  2. Nachträge begründen, wenn zusätzliche Leistungen erforderlich werden
  3. Die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte analysieren und für zukünftige Kalkulationen lernen

Praxisbeispiel: Warum ungenaue Zeiterfassung teuer wird

Ein mittelgroßes Architekturbüro bearbeitet ein Wohnbauprojekt mit anrechenbaren Kosten von 500.000 Euro in Honorarzone III. Das Gesamthonorar beträgt rund 55.000 Euro.

Szenario ohne präzise Zeiterfassung:

  • Die Leistungsphase 5 (Ausführungsplanung) wird unterschätzt
  • Statt der kalkulierten 150 Stunden werden tatsächlich 220 Stunden aufgewendet
  • Die Mehrleistung wird nicht dokumentiert und bleibt unvergütet
  • Verlust: 70 Stunden × 80 Euro Stundensatz = 5.600 Euro

Szenario mit präziser Zeiterfassung:

  • Der Mehraufwand wird frühzeitig erkannt
  • Der Bauherr wird informiert, ein Nachtrag wird vereinbart
  • Die zusätzlichen Leistungen werden korrekt abgerechnet
  • Ergebnis: Volle Vergütung für geleistete Arbeit

Wirtschaftliche Vorteile der systematischen Zeiterfassung

Über die rechtlichen Anforderungen und die korrekte HOAI-Abrechnung hinaus bietet eine systematische Zeiterfassung erhebliche wirtschaftliche Vorteile für Ihr Architekturbüro.

1. Projektkalkulation verbessern

Ohne historische Zeitdaten basiert jede Projektkalkulation auf Schätzungen und Bauchgefühl. Mit systematischer Zeiterfassung über mehrere Projekte hinweg sammeln Sie wertvolle Daten:

  • Wie viele Stunden benötigt ein Einfamilienhaus in LPH 3 durchschnittlich?
  • Welche Projekttypen sind besonders zeitintensiv?
  • Welche Kunden verursachen überdurchschnittlichen Abstimmungsaufwand?

Diese Erkenntnisse ermöglichen präzisere Angebote und schützen vor Projekten, die von vornherein nicht wirtschaftlich sind.

2. Projektcontrolling in Echtzeit

Wer nur am Projektende auf die Zahlen schaut, kann nicht mehr gegensteuern. Mit laufender Zeiterfassung sehen Sie in Echtzeit:

  • Budget-Auslastung pro Leistungsphase: Sind Sie bei 80% des kalkulierten Honorars, aber erst 60% der Arbeit ist erledigt?
  • Mitarbeiterauslastung: Wer ist überlastet, wer hat Kapazitäten?
  • Projektrentabilität: Welche Projekte laufen gut, wo brennt es?

Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen ermöglicht rechtzeitiges Handeln – sei es ein Gespräch mit dem Bauherrn über Nachträge oder interne Prozessoptimierungen.

3. Fundierte Honorarverhandlungen

Mit der HOAI 2021 sind Honorare frei verhandelbar. Das klingt nach mehr Freiheit, bedeutet aber auch mehr Verantwortung. Wer keine Daten hat, verhandelt im Blindflug.

Mit einer fundierten Datenbasis aus vergangenen Projekten können Sie:

  • Realistische Angebote abgeben, die Ihren tatsächlichen Aufwand widerspiegeln
  • Nachträge sachlich begründen, wenn sich der Leistungsumfang ändert
  • Preisverhandlungen selbstbewusster führen, weil Sie Ihre Kosten kennen

Die häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung

Viele Architekturbüros erfassen zwar Arbeitszeiten, aber nicht systematisch genug. Folgende Fehler begegnen uns in der Praxis immer wieder:

Fehler 1: Zeiterfassung erst am Wochenende

Wer seine Zeiten erst Freitagnachmittag oder am Monatsende erfasst, erinnert sich nicht mehr genau. Die Folge: Geschätzte statt tatsächliche Werte, fehlende Projektbuchungen und falsche Auswertungen.

Besser: Tägliche Zeiterfassung, idealerweise direkt nach Abschluss einer Tätigkeit oder per Stoppuhr während der Arbeit.

Fehler 2: Nur Projektzeit erfassen

Viele erfassen nur Stunden, die direkt einem Projekt zugeordnet werden können. Aber was ist mit:

  • Akquise und Angebotserstellung
  • Büromanagement und Administration
  • Fortbildung und Teambesprechungen
  • Interne Projektbesprechungen

Diese "nicht verrechenbaren" Stunden sind genauso wichtig für das Controlling. Nur wenn Sie den Gesamtaufwand kennen, können Sie Ihre Auslastung und Rentabilität realistisch bewerten.

Besser: Alle Arbeitszeiten erfassen, auch interne Tätigkeiten. Eigene Kategorien für nicht verrechenbare Zeiten anlegen.

Fehler 3: Keine Zuordnung zu Leistungsphasen

"10 Stunden für Projekt Müller" ist besser als nichts, aber für eine HOAI-Abrechnung unzureichend. Sie müssen wissen, in welche Leistungsphase die Zeit geflossen ist.

Besser: Jede Zeitbuchung einer konkreten Leistungsphase zuordnen. Bei projektübergreifenden Tätigkeiten (z.B. Besprechung zu mehreren Leistungsphasen) entsprechend aufteilen.

Fehler 4: Excel-Listen ohne Auswertungsmöglichkeit

Excel ist flexibel, aber für professionelle Zeiterfassung ungeeignet. Fehlende Automatisierung, keine Plausibilitätsprüfungen und aufwendige manuelle Auswertungen kosten mehr Zeit, als sie sparen.

➡️ Mehr zu den typischen Problemen mit Excel-basierten Lösungen finden Sie in unserem Artikel Excel-Probleme in Architekturbüros.

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Anforderungen an ein modernes Zeiterfassungssystem

Nicht jede Zeiterfassungslösung ist für Architekturbüros geeignet. Ein System, das Ihre Anforderungen erfüllt, sollte folgende Eigenschaften mitbringen:

Projektbezogene Erfassung

Die Zeiterfassung muss direkt auf Projekte und Leistungsphasen buchbar sein – nicht nur auf Kostenstellen oder abstrakte Kategorien. Nur so können Sie HOAI-konforme Auswertungen erstellen.

Mobile Nutzung

Architekten sind regelmäßig auf Baustellen, bei Bauherren oder in Behörden. Die Zeiterfassung muss auch unterwegs funktionieren – per Smartphone oder Tablet, ohne umständliche VPN-Verbindungen.

Einfache Bedienung

Je komplizierter die Zeiterfassung, desto geringer die Akzeptanz im Team. Eine intuitive Oberfläche mit wenigen Klicks pro Buchung erhöht die Disziplin erheblich.

Integration in die Projektverwaltung

Isolierte Zeiterfassung ohne Verbindung zu Projekten, Angeboten und Rechnungen erzeugt Datensilos. Im Idealfall fließen die erfassten Zeiten direkt in Ihr Projektcontrolling und Ihre Rechnungsstellung ein.

Auswertungsmöglichkeiten

Rohdaten sind wertlos ohne Analyse. Ihr System sollte Auswertungen ermöglichen nach:

  • Projekten und Leistungsphasen
  • Mitarbeitern und Zeiträumen
  • Soll-Ist-Vergleichen zum Budget
  • Nicht verrechenbaren Zeiten

Wie plansync bei der Zeiterfassung unterstützt

Eine professionelle Büroverwaltungssoftware wie plansync nimmt Ihnen die Komplexität der Zeiterfassung ab und verbindet sie nahtlos mit Ihrer HOAI-Abrechnung.

Einfache Zeitbuchung auf Projekte

Mit plansync erfassen Ihre Mitarbeiter Zeiten direkt auf Projekte und Leistungsphasen – wahlweise per Timer, nachträglicher Eingabe oder mobil per Smartphone. Die intuitive Oberfläche minimiert den Aufwand und erhöht die Akzeptanz im Team.

Automatische HOAI-Integration

Die erfassten Zeiten fließen direkt in Ihr Projektcontrolling. Sie sehen auf einen Blick, wie viel des kalkulierten Honorars pro Leistungsphase bereits verbraucht ist – und können frühzeitig gegensteuern, wenn Projekte aus dem Ruder laufen.

Von der Zeiterfassung zur Rechnung

Der besondere Vorteil einer integrierten Lösung: Die erfassten Stunden bilden die Grundlage für Ihre HOAI-Rechnungen. Kein manuelles Übertragen, keine Fehler bei der Zuordnung. Sie erstellen Teilrechnungen und Schlussrechnungen auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit.

Transparentes Projektcontrolling

Mit den Echtzeit-Auswertungen in plansync behalten Sie die Wirtschaftlichkeit aller Projekte im Blick:

  • Budget-Auslastung pro Leistungsphase
  • Vergleich zwischen Kalkulation und tatsächlichem Aufwand
  • Rentabilitätsanalysen über alle Projekte hinweg

➡️ Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer integrierten Büroverwaltungssoftware und wie sie Ihren Büroalltag effizienter macht.

Checkliste: Zeiterfassung im Architekturbüro

Mit dieser Checkliste prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Zeiterfassung den Anforderungen entspricht:

Gesetzliche Anforderungen:

  • Beginn und Ende der Arbeitszeit werden täglich erfasst
  • Überstunden werden dokumentiert
  • Pausenzeiten sind nachvollziehbar
  • Die Aufzeichnungen sind für Prüfungen zugänglich

HOAI-Abrechnung:

  • Zeiten werden Projekten zugeordnet
  • Zeiten werden Leistungsphasen zugeordnet
  • Teilrechnungen basieren auf erfassten Zeiten
  • Nachträge können mit Zeitnachweisen belegt werden

Wirtschaftlichkeit:

  • Historische Zeitdaten stehen für Kalkulationen zur Verfügung
  • Budget-Auslastung wird laufend überwacht
  • Nicht verrechenbare Zeiten werden separat erfasst
  • Regelmäßige Auswertungen fließen in die Projektplanung ein

System und Prozesse:

  • Die Zeiterfassung erfolgt täglich (nicht wöchentlich oder monatlich)
  • Mobile Erfassung ist möglich
  • Das System ist in die Projektverwaltung integriert
  • Die Akzeptanz im Team ist hoch

Fazit: Zeiterfassung ist kein Overhead, sondern Wertschöpfung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mag zunächst wie zusätzliche Bürokratie wirken. Doch richtig umgesetzt, wird sie zum strategischen Vorteil für Ihr Architekturbüro.

Rechtssicherheit: Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und schützen sich vor Bußgeldern und arbeitsrechtlichen Risiken.

Korrekte HOAI-Rechnungen: Mit präzisen Zeitdaten pro Leistungsphase stellen Sie fundierte Rechnungen und können Nachträge sachlich begründen.

Wirtschaftliche Steuerung: Echtzeit-Projektcontrolling ermöglicht frühzeitiges Gegensteuern und verbessert langfristig Ihre Kalkulationen.

Professionelles Auftreten: Transparente Zeitnachweise stärken das Vertrauen Ihrer Bauherren und unterstreichen Ihre professionelle Arbeitsweise.

Der Schlüssel liegt in der richtigen Lösung: Ein System, das einfach zu bedienen ist, nahtlos in Ihre Projektverwaltung integriert und Auswertungen auf Knopfdruck liefert. So wird Zeiterfassung vom notwendigen Übel zum echten Mehrwert für Ihr Büro.

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