Rechnungssoftware für Architekten: Warum sevDesk und Lexware nicht ausreichen

Wenn Architekten nach Rechnungssoftware suchen, landen sie oft bei den üblichen Verdächtigen: sevDesk, Lexware, Billomat oder FastBill. Diese Tools sind populär, günstig und einfach zu bedienen. Doch für Architekturbüros sind sie ein Problem – denn sie verstehen nichts von HOAI, Leistungsphasen oder anrechenbaren Kosten.

Das Ergebnis: Architekten jonglieren zwischen ihrer Rechnungssoftware, Excel-Tabellen für HOAI-Berechnungen und separaten Tools für die Projektverwaltung. Ein Flickenteppich, der Zeit kostet, Fehler produziert und am Ende Geld verbrennt.

In diesem Artikel zeigen wir, warum Standard-Rechnungssoftware für Architekten nicht funktioniert, welche Alternativen es gibt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

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Das Problem: Standard-Rechnungssoftware versteht keine HOAI

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) ist das zentrale Regelwerk für die Abrechnung von Planungsleistungen in Deutschland. Sie definiert:

• Neun Leistungsphasen mit festgelegten prozentualen Anteilen am Gesamthonorar
• Honorarzonen je nach Planungsanforderung (I bis V)
• Anrechenbare Kosten als Basis für die Honorarberechnung
• Besondere Leistungen, die zusätzlich vergütet werden können

Standard-Rechnungssoftware wie sevDesk oder Lexware kennt diese Konzepte nicht. Sie sind für den klassischen Handel oder Dienstleistungen konzipiert: Artikel verkaufen, Stundensätze abrechnen, fertig.

Was Standard-Rechnungssoftware kann

sevDesk, Lexware und Co. bieten:

• Einfache Rechnungserstellung mit Positionen und Beträgen
• Buchhaltungsfunktionen (EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung)
• Kundenverwaltung und Mahnwesen
• Banksynchronisation und Zahlungsabgleich
• Angebots- und Auftragsmanagement

Für einen Freelancer, der Stunden abrechnet, oder einen Onlineshop reicht das vollkommen aus.

Was Standard-Rechnungssoftware nicht kann

Für Architekturbüros fehlt jedoch:

Anforderung	sevDesk/Lexware	Branchensoftware
HOAI-Honorarrechner	❌ Nicht vorhanden	✅ Integriert
Leistungsphasen-Abrechnung	❌ Nur manuelle Positionen	✅ Automatisch
Anrechenbare Kosten (DIN 276)	❌ Nicht unterstützt	✅ Integriert
Projektzeiterfassung	❌ Nicht projektbezogen	✅ Mit LP-Zuordnung
Teilrechnungen nach Fortschritt	❌ Nur manuelle Beträge	✅ Basierend auf LP
Nachtragsmanagement	❌ Keine Funktion	✅ Mit Begründung
Projektcontrolling	❌ Nicht vorhanden	✅ In Echtzeit

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Der Alltag mit Standard-Rechnungssoftware: Ein Praxisbeispiel

Stellen Sie sich folgende Situation vor – so oder ähnlich erleben es viele Architekturbüros:

Das Projekt: Ein Wohnhaus mit anrechenbaren Kosten von 400.000 Euro, Honorarzone III, Leistungsphasen 1-5.

Die Aufgabe: Nach Abschluss der Entwurfsplanung (LPH 3) soll eine Teilrechnung gestellt werden.

Der Workflow mit sevDesk:

1. Excel öffnen, HOAI-Tabelle suchen
2. Anrechenbare Kosten eingeben, Honorarzone wählen
3. Grundhonorar berechnen (laut HOAI-Tabelle ca. 42.000 Euro)
4. Prozentsatz für LPH 1-3 berechnen (2% + 7% + 15% = 24%)
5. Teilhonorar ausrechnen (ca. 10.100 Euro)
6. Abzüglich bereits gestellter Rechnungen
7. In sevDesk neue Rechnung anlegen
8. Manuell Positionen eingeben: "Architektenleistungen gemäß HOAI, LPH 1-3..."
9. Betrag eintragen, hoffen dass kein Rechenfehler passiert ist
10. Rechnung versenden, Excel-Tabelle aktualisieren

Zeitaufwand: 30-45 Minuten pro Rechnung

Fehlerquellen:

• Falscher Prozentsatz gewählt
• Vorherige Rechnungen nicht korrekt berücksichtigt
• Excel-Tabelle und Rechnungssoftware nicht synchron
• Keine automatische Nachvollziehbarkeit

Der Workflow mit plansync:

1. Projekt öffnen, auf "Rechnung erstellen" klicken
2. Leistungsphasen auswählen, die abgerechnet werden sollen
3. plansync berechnet automatisch das korrekte Honorar
4. Vorherige Rechnungen werden automatisch berücksichtigt
5. Rechnung generieren und versenden

Zeitaufwand: 5 Minuten

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Die versteckten Kosten von Standard-Rechnungssoftware

Auf den ersten Blick erscheint Standard-Rechnungssoftware günstiger. Doch die Rechnung ist komplizierter – denn der Softwarepreis ist nur ein Teil der Gesamtkosten:

Zeitaufwand für manuelle HOAI-Berechnungen

Bei 10 Rechnungen pro Monat à 30 Minuten Zusatzaufwand:

• 5 Stunden monatlicher Mehraufwand
• Bei einem internen Stundensatz von 60 Euro: 300 Euro "versteckte" Kosten

Fehlerkosten

Ein Rechenfehler bei der HOAI-Berechnung kann teuer werden:

• Zu niedrig abgerechnet: Verschenktes Honorar
• Zu hoch abgerechnet: Reklamationen, Vertrauensverlust, im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen

Fehlende Projekttransparenz

Ohne integriertes Projektcontrolling fehlt der Überblick:

• Welche Projekte sind profitabel?
• Wo wurde mehr Zeit investiert als kalkuliert?
• Welche Rechnungen sind überfällig?

Diese Informationen in Excel zusammenzutragen kostet zusätzliche Stunden – oder sie fehlen komplett, was zu Fehlentscheidungen führt.

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Rechnungssoftware im Vergleich: Was Architekten wirklich brauchen

sevDesk

Stärken:

• Sehr einfache Bedienung
• Günstig (ab 9 €/Monat)
• Gute Buchhaltungsfunktionen
• Viele Integrationen (Banking, Steuerberater)

Schwächen für Architekten:

• Keine HOAI-Unterstützung
• Keine projektbezogene Zeiterfassung
• Kein Leistungsphasen-Konzept
• Kein Projektcontrolling

Fazit: Gut für Buchhaltung und einfache Rechnungen, aber für HOAI-Abrechnung ungeeignet.

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Lexware

Stärken:

• Etablierter Anbieter mit langer Historie
• Umfangreiche Buchhaltungsfunktionen
• Desktop- und Cloud-Versionen verfügbar
• Guter Support

Schwächen für Architekten:

• Keine HOAI-Unterstützung
• Keine projektbezogene Arbeitsweise
• Für Architekten überdimensionierte Buchhaltungsfunktionen
• Wenig intuitiv in der Bedienung

Fazit: Solide Buchhaltungslösung, aber keine Unterstützung für branchenspezifische Anforderungen.

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Billomat

Stärken:

• Moderne Cloud-Oberfläche
• Einfache Rechnungserstellung
• Automatisierungen möglich
• API für Integrationen

Schwächen für Architekten:

• Keine HOAI-Funktionen
• Keine Projektverwaltung
• Rein auf Rechnungsstellung fokussiert
• Kein Controlling

Fazit: Schlanke Rechnungssoftware für einfache Anwendungsfälle, nicht für Architekturbüros geeignet.

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FastBill

Stärken:

• Übersichtliche Oberfläche
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Automatische Belegerkennung
• Integrierte Buchhaltung

Schwächen für Architekten:

• Keine HOAI-Integration
• Keine Leistungsphasen
• Keine projektbasierte Zeiterfassung
• Kein Controlling

Fazit: Praktisch für Freelancer und kleine Unternehmen, aber nicht für die Komplexität von Architekturprojekten ausgelegt.

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plansync – die spezialisierte Alternative

Stärken:

• HOAI-Rechner integriert
• Automatische Leistungsphasen-Abrechnung
• Projektbezogene Zeiterfassung
• Echtzeit-Projektcontrolling
• Von der Kalkulation bis zur Rechnung durchgängig
• Speziell für kleine bis mittlere Architekturbüros entwickelt
• Intuitive Bedienung ohne Schulung

Schwächen:

• Nur Cloud-basiert
• Fokus auf Planungsbüros (nicht für andere Branchen geeignet)

Fazit: Die logische Wahl für Architekturbüros, die ihre HOAI-Abrechnung professionalisieren und Zeit sparen wollen.

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Vergleichstabelle: Standard vs. Branchensoftware

Kriterium	sevDesk	Lexware	Billomat	plansync
HOAI-Rechner	❌	❌	❌	✅
Leistungsphasen	❌	❌	❌	✅
Anrechenbare Kosten	❌	❌	❌	✅
Projektcontrolling	❌	❌	❌	✅
Zeiterfassung	⚠️ Basis	⚠️ Basis	❌	✅ Projektbezogen
Buchhaltung	✅ Vollständig	✅ Vollständig	✅ Basis	⚠️ Export
Einarbeitungszeit	Gering	Mittel	Gering	Gering
Für Architekten	❌	❌	❌	✅

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Wann reicht Standard-Rechnungssoftware aus?

Fairerweise gibt es Situationen, in denen sevDesk oder Lexware ausreichen können:

Standard-Software kann funktionieren, wenn:

• Sie ausschließlich Pauschalhonorar vereinbaren (keine HOAI-Abrechnung)
• Sie nur wenige Projekte pro Jahr abrechnen
• Sie bereits einen externen HOAI-Rechner nutzen und den Medienbruch akzeptieren
• Ihre Projekte sehr standardisiert sind und immer gleich abgerechnet werden
• Sie einen Steuerberater haben, der die Buchhaltung komplett übernimmt

Spezialisierte Software ist notwendig, wenn:

• Sie regelmäßig nach HOAI abrechnen
• Sie Teilrechnungen nach Leistungsphasen stellen
• Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte im Blick behalten wollen
• Sie Zeiterfassung mit Projektbezug benötigen
• Sie mehr als 5 Projekte gleichzeitig verwalten
• Sie Nachträge dokumentieren und begründen müssen

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Der Umstieg: Von sevDesk zu plansync

Viele Architekturbüros haben bereits eine Standard-Rechnungssoftware im Einsatz. Der Gedanke an einen Wechsel schreckt ab: Datenmigration, neue Einarbeitung, laufende Rechnungen...

So gelingt der Wechsel

Phase 1: Parallelbetrieb (1-2 Monate)

• plansync für neue Projekte nutzen
• Bestehende Projekte in der alten Software abschließen
• Team schrittweise einarbeiten

Phase 2: Vollständiger Umstieg

• Alle neuen Projekte in plansync anlegen
• Offene Projekte migrieren (plansync unterstützt beim Datenimport)
• Alte Software nur noch für Archivzugriff nutzen

Phase 3: Optimierung

• Controlling-Funktionen aktiv nutzen
• Zeiterfassung im Team etablieren
• Prozesse kontinuierlich verbessern

Was Sie mitnehmen können

• Kundenstammdaten lassen sich in der Regel exportieren (CSV)
• Projekthistorie kann dokumentiert und in plansync hinterlegt werden
• Offene Rechnungen werden in der neuen Software weitergeführt

Was Sie nicht brauchen

• Doppelte Datenpflege: Alle relevanten Informationen sind in plansync zentral verfügbar
• Komplizierte Einrichtung: plansync ist sofort einsatzbereit

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Checkliste: Die richtige Rechnungssoftware für Ihr Architekturbüro

Nutzen Sie diese Checkliste, um die passende Software zu finden:

HOAI-Anforderungen:

• Unterstützt die Software HOAI 2021?
• Können Leistungsphasen einzeln abgerechnet werden?
• Werden anrechenbare Kosten nach DIN 276 unterstützt?
• Sind Honorarzonen und Umbauzuschläge konfigurierbar?
• Können Nachträge mit Begründung erfasst werden?

Projektverwaltung:

• Sind Projekte mit allen relevanten Daten anlegbar?
• Können mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden?
• Gibt es eine Projektübersicht mit Statusanzeige?
• Ist eine Ressourcenplanung möglich?

Zeiterfassung:

• Können Zeiten auf Projekte gebucht werden?
• Ist eine Zuordnung zu Leistungsphasen möglich?
• Gibt es eine mobile Erfassung?
• Fließen Zeiten automatisch ins Controlling ein?

Controlling:

• Gibt es Soll-Ist-Vergleiche pro Projekt?
• Ist die Wirtschaftlichkeit pro Leistungsphase sichtbar?
• Gibt es Auswertungen über alle Projekte?
• Werden Prognosen und Forecasts unterstützt?

Usability und Support:

• Ist die Software intuitiv bedienbar?
• Gibt es einen deutschsprachigen Support?
• Ist die Einarbeitung ohne externe Schulung möglich?
• Gibt es regelmäßige Updates?

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Fazit: Die richtige Software spart mehr als sie kostet

Standard-Rechnungssoftware wie sevDesk oder Lexware hat ihre Berechtigung – aber nicht für Architekturbüros. Die fehlende HOAI-Unterstützung führt zu manuellen Workarounds, die Zeit kosten und Fehler verursachen.

Eine spezialisierte Lösung wie plansync kostet auf den ersten Blick mehr, spart aber durch:

• Automatisierte HOAI-Berechnung statt Excel-Jonglage
• Durchgängige Prozesse von der Kalkulation bis zur Rechnung
• Projektcontrolling in Echtzeit statt nachträglicher Analyse
• Weniger Fehler durch integrierte Plausibilitätsprüfungen

Die Frage ist nicht, ob Sie sich eine professionelle Lösung leisten können – sondern ob Sie sich den Verzicht darauf leisten können.

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Nächste Schritte

Möchten Sie mehr erfahren?

➡️ Lesen Sie unseren HOAI-Leitfaden für Architekten für alle Details zur Honorarabrechnung

➡️ Erfahren Sie, warum Excel in Architekturbüros Probleme verursacht und wie Sie diese lösen

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