Zeiterfassung für Architekten: Die besten Softwares im Vergleich [2026]

Es gibt Dutzende Zeiterfassungstools auf dem Markt – von kostenlosen Apps bis hin zu umfassenden Unternehmenslösungen. Doch die meisten verstehen weder HOAI noch Leistungsphasen. Für Architekten und Ingenieurbüros ist das ein Problem: Wer Zeiten nicht auf Projekte und Leistungsphasen buchen kann, hat am Monatsende zwar Stunden erfasst, aber keine Grundlage für eine korrekte HOAI-Rechnung.

Hinzu kommt die gesetzliche Pflicht: Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Entscheidung von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. Zeiterfassung ist also kein optionaler Luxus, sondern Pflichtprogramm – für jedes Architekturbüro, egal ob drei oder fünfzig Mitarbeiter.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht ob, sondern womit. Welche Zeiterfassungssoftware für Architekten erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und liefert gleichzeitig die Daten, die Sie für Ihre HOAI-Abrechnung und Ihr Projektcontrolling brauchen? In diesem Vergleich stellen wir sechs Lösungen vor – von der günstigen Einstiegslösung bis zur spezialisierten Branchensoftware – und zeigen, welches Tool zu welchem Büro passt.

Was eine Zeiterfassungssoftware für Architekten können muss

Bevor wir die einzelnen Tools vergleichen, definieren wir die Kriterien, die eine Zeiterfassungssoftware im Architektur- und Ingenieurbüro erfüllen sollte. Denn was für einen Freelancer oder ein IT-Unternehmen funktioniert, reicht für Planungsbüros in der Regel nicht aus.

Projektbezogene Zeiterfassung mit Leistungsphasen

Das wichtigste Kriterium: Zeiten müssen nicht nur auf Projekte, sondern auch auf einzelne Leistungsphasen gebucht werden können. Ohne Leistungsphasen-Zuordnung fehlt die Grundlage für eine HOAI-konforme Abrechnung. Ein Tool, das nur "10 Stunden Projekt Müller" erfasst, ist für Architekten unzureichend – Sie müssen wissen, ob diese Stunden in die Entwurfsplanung (LPH 3) oder die Ausführungsplanung (LPH 5) geflossen sind.

Integration in die HOAI-Abrechnung

Die beste Zeiterfassung nutzt wenig, wenn die Daten anschließend manuell in Excel übertragen werden müssen. Eine HOAI-Zeiterfassungssoftware sollte die erfassten Stunden direkt mit der Honorarberechnung verknüpfen – idealerweise bis hin zur fertigen Rechnung. Je weniger Medienbrüche, desto weniger Fehler und Zeitverlust.

Echtzeit-Projektcontrolling

Projektcontrolling im Architekturbüro lebt von aktuellen Zahlen. Wenn Sie erst am Projektende feststellen, dass die Ausführungsplanung doppelt so lange gedauert hat wie kalkuliert, ist es für Gegenmaßnahmen zu spät. Ein Soll-Ist-Vergleich pro Leistungsphase – basierend auf den laufend erfassten Zeiten – ermöglicht frühzeitiges Gegensteuern und fundierte Nachtragsverhandlungen.

Einfache Bedienung und mobile Nutzung

Die beste Software nützt nichts, wenn Ihr Team sie nicht nutzt. Zeiterfassung muss einfach sein: wenige Klicks, klare Oberfläche, keine Schulung nötig. Und sie muss mobil funktionieren – auf der Baustelle, beim Bauherrngespräch oder im Homeoffice. Architekten verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros. Wer erst am Rechner im Büro Zeiten nachtragen kann, wird es am Freitagnachmittag tun – mit entsprechend ungenauen Daten. Eine mobile App mit Offline-Fähigkeit ist deshalb kein Nice-to-have, sondern Voraussetzung für eine lückenlose Erfassung.

Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine Büros

Viele Branchenlösungen richten sich an große Planungsbüros mit 50 oder mehr Mitarbeitern. Für ein Büro mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitern sind Enterprise-Lösungen mit fünfstelligen Lizenzkosten keine Option. Achten Sie auf transparente Preismodelle ohne versteckte Modul-Zukäufe. Bedenken Sie auch die Gesamtkosten: Eine günstige Zeiterfassung, die keine HOAI-Integration bietet, verursacht versteckte Kosten durch manuelle Nacharbeit – zwei bis drei Stunden pro Projekt und Monat summieren sich schnell auf mehr als die Differenz zu einer teureren, aber integrierten Lösung.

Die 6 besten Zeiterfassungs-Tools für Architekten im Vergleich

Die folgenden sechs Tools decken ein breites Spektrum ab – vom günstigen Allrounder bis zur spezialisierten Branchenlösung. Wir betrachten jede Software aus der Perspektive eines Architekturbüros mit dem Fokus auf HOAI-Tauglichkeit, Leistungsphasen und Projektcontrolling.

Clockodo – Zeiterfassung für Architekten zum Einstiegspreis

Clockodo ist einer der etablierten deutschen Anbieter für cloudbasierte Zeiterfassung und richtet sich an Dienstleister aller Branchen. Die Stärke von Clockodo liegt im günstigen Einstiegspreis: Ab rund 4 Euro pro Nutzer und Monat erhalten Sie eine solide Zeiterfassung mit Stoppuhr, nachträglicher Eingabe und einer Offline-fähigen Mobile-App. Projekte lassen sich mit Unterprojekten strukturieren, sodass Leistungsphasen manuell als Unterprojekte abgebildet werden können – allerdings ohne native HOAI-Logik dahinter. Das bedeutet: Sie können zwar "LPH 3 – Entwurfsplanung" als Unterprojekt anlegen, aber Clockodo weiß nicht, dass LPH 3 einen Anteil von 15 Prozent am Gesamthonorar hat. Ein HOAI-Honorarrechner, automatische Rechnungsstellung oder Projektcontrolling pro Leistungsphase fehlen komplett. Die erfassten Zeiten müssen per Export in Excel oder eine andere Software überführt werden, um daraus eine HOAI-konforme Rechnung zu erstellen. Zusätzlich bietet Clockodo Reporting-Funktionen und eine API für Integrationen mit anderen Tools. Für Büros, die ausschließlich eine saubere, günstige Zeiterfassung ohne HOAI-Anspruch suchen, ist Clockodo eine gute Wahl – als alleinige Lösung für Architekten, die nach HOAI abrechnen, reicht es jedoch nicht. Der manuelle Aufwand für den Export und die Weiterverarbeitung in Excel sollte bei der Kostenbetrachtung einkalkuliert werden.

ZEP – Etablierte Projektzeiterfassung für Ingenieurbüros

ZEP (Zeiterfassung für Projekte) gehört zu den bekanntesten Zeiterfassungslösungen im DACH-Raum und wird in zahlreichen Ingenieurbüros und Beratungsunternehmen eingesetzt. Die Software gibt es in zwei Varianten: ZEP Compact für reine Projektzeiterfassung und ZEP Professional mit erweiterten Funktionen wie Reisekostenabrechnung, Ressourcenplanung und Projektbudgets. In der Professional-Variante sind Soll-Ist-Vergleiche auf Projektebene möglich, was für grundlegendes Controlling ausreicht. Allerdings ist ZEP nicht speziell für Architekten entwickelt worden: Es gibt kein Leistungsphasen-Konzept, keinen HOAI-Rechner und keine automatische Honorarberechnung. Die Oberfläche ist funktional, wirkt aber im Vergleich zu moderneren Cloud-Lösungen etwas in die Jahre gekommen. Für den vollen Funktionsumfang benötigen Sie den Professional-Tarif, dessen Preise nur auf Anfrage erhältlich sind. ZEP bietet zudem eine REST-API und Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen, was die Integration in bestehende IT-Landschaften erleichtert. ZEP ist damit eine bewährte Projektzeiterfassung für Ingenieurbüros, die solides Projektmanagement benötigen, aber keine branchenspezifische HOAI-Integration. Für die typischen Anforderungen eines Architekturbüros – insbesondere Leistungsphasen-Zuordnung und automatische Honorarberechnung – fehlt jedoch die fachliche Tiefe.

Memtime – Automatische Zeiterfassung im Hintergrund

Memtime verfolgt einen einzigartigen Ansatz: Die Software läuft im Hintergrund auf Ihrem Desktop und erfasst automatisch, welche Programme und Dateien Sie nutzen. Am Ende des Tages sehen Sie eine lückenlose Timeline Ihrer Aktivitäten und können diese nachträglich Projekten zuordnen – ohne manuelle Eingabe während der Arbeit. Datenschutzrechtlich ist Memtime sauber gelöst: Alle Daten werden lokal gespeichert, der Arbeitgeber sieht nur die vom Mitarbeiter freigegebenen Zeitbuchungen. Für Architekten, die viel am Rechner arbeiten – etwa in CAD-Software, E-Mail-Programmen oder bei der Dokumentenerstellung – kann Memtime verlorene Stunden sichtbar machen, die sonst in keiner Zeiterfassung auftauchen. Allerdings hat der Ansatz klare Grenzen: Baustellenbesuche, Bauherrngespräche und Meetings werden nicht automatisch erfasst. Eine Zuordnung zu Leistungsphasen fehlt, HOAI-Funktionen gibt es nicht, und eine Rechnungsstellung ist nicht integriert. Ab rund 12 Euro pro Nutzer und Monat ist Memtime eher eine Ergänzung zu einer projektbezogenen Zeiterfassung als eine vollständige Lösung für Architekturbüros. Wer Memtime nutzt, braucht zusätzlich ein Tool für die Projektzuordnung, HOAI-Berechnung und Rechnungsstellung – die automatische Erfassung allein ersetzt kein branchenspezifisches System.

TimeEngineer – Der Newcomer für HOAI-konforme Zeiterfassung

TimeEngineer ist ein junges Startup (entwickelt von Spreadity), das sich explizit an Architekten und Ingenieure richtet. Der Ansatz ist vielversprechend: HOAI-konforme Zeiterfassung mit nativer Leistungsphasen-Zuordnung, speziell für den Workflow von Planungsbüros konzipiert. Zeiten werden direkt auf Projekte und Leistungsphasen gebucht, und erste Auswertungen zum Zeitaufwand pro Phase sind verfügbar. Derzeit befindet sich TimeEngineer noch in der Betaphase und ist kostenlos nutzbar – ein attraktiver Einstieg für Büros, die das Tool ausprobieren möchten. Allerdings bringt der Beta-Status auch Unsicherheiten mit sich: Das finale Pricing ist noch unklar, der Funktionsumfang wird laufend erweitert, und die Langzeitstabilität eines jungen Anbieters ist naturgemäß weniger erprobt. Eine vollständige Honorarberechnung oder automatische Rechnungsstellung sind bisher nicht integriert. Für produktiven Einsatz in einem Büro mit laufenden Projekten fehlt TimeEngineer noch die Reife – insbesondere bei der Datenmigration, dem Export und der Integration mit Buchhaltungssystemen. Aber als Newcomer mit dem richtigen Fokus auf HOAI-konforme Zeiterfassung ist die Entwicklung definitiv beobachtenswert, und der kostenlose Einstieg macht das Ausprobieren risikolos.

Compa – Cloud-Software mit AVA-Schwerpunkt und Zeiterfassung

Compa ist eine cloudbasierte Branchensoftware, die speziell für Architekten und Ingenieure entwickelt wurde und nach eigenen Angaben von über 700 Büros genutzt wird. Die Kernstärke liegt im Bereich AVA (Angebot-Vergabe-Abrechnung) und HOAI-Honorarberechnung: Compa bietet einen integrierten HOAI-Rechner, Kostenverfolgung nach DIN 276 und die Möglichkeit, Zeiten auf Projekte und Leistungsphasen zu buchen. Damit deckt Compa als Alternative zu reinen Zeiterfassungstools einen deutlich breiteren Funktionsumfang ab. Allerdings ist die Zeiterfassung bei Compa eher eine Nebenfunktion neben dem AVA-Schwerpunkt – für Büros, die primär eine starke Zeiterfassung mit nahtloser HOAI-Abrechnung suchen und kein AVA-Modul benötigen, kann das breite Feature-Set überladen wirken. Der Einstiegspreis liegt bei rund 49 Euro pro Monat pro Büro, wobei der volle Funktionsumfang höhere Tarife erfordert. Compa eignet sich besonders für Büros, die AVA, HOAI und Zeiterfassung in einem einzigen Tool vereinen wollen und bereit sind, sich in ein umfangreiches System einzuarbeiten.

plansync – HOAI-integrierte Zeiterfassung für Planungsbüros

plansync wurde von Grund auf für den typischen Workflow kleiner und mittlerer Planungsbüros entwickelt: von der Zeiterfassung über das Projektcontrolling bis zur fertigen HOAI-Rechnung – alles in einem System, ohne Medienbrüche. Mitarbeiter buchen ihre Zeiten direkt auf Projekte und Leistungsphasen, per Timer, nachträglicher Eingabe oder mobil auf jedem Gerät. Aus diesen erfassten Stunden generiert plansync in Echtzeit einen Soll-Ist-Vergleich pro Leistungsphase: Sie sehen sofort, ob ein Projekt im kalkulierten Rahmen liegt oder ob Handlungsbedarf besteht. Der integrierte HOAI-Honorarrechner berechnet das korrekte Honorar auf Basis der anrechenbaren Kosten, und Rechnungen lassen sich direkt aus dem System heraus erstellen – inklusive korrekter Berücksichtigung bereits gestellter Teilrechnungen. Die Plattform ist cloud-basiert und auf allen Geräten nutzbar, mit einer bewusst einfachen Oberfläche, die keine Einarbeitung erfordert. Konzipiert für Büros mit 3 bis 50 Mitarbeitern, bietet plansync ein transparentes All-inclusive-Preismodell ohne Modul-Zukäufe. Der ehrliche Blick auf die Grenzen: plansync ist ausschließlich cloud-basiert (kein On-Premise), bietet kein AVA-Modul und ist bewusst auf den Nischenfokus Planungsbüro beschränkt. Wer den kürzesten Weg von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung sucht, findet in plansync die konsequenteste Lösung.

Vergleichstabelle: Zeiterfassungssoftware für Architekten

Kriterium	Clockodo	ZEP	Memtime	TimeEngineer	Compa	plansync
Projektbezogene Zeiterfassung	✅	✅	⚠️	✅	✅	✅
Leistungsphasen-Zuordnung	⚠️	❌	❌	✅	✅	✅
HOAI-Honorarrechner	❌	❌	❌	⚠️	✅	✅
Automatische HOAI-Rechnungen	❌	❌	❌	❌	✅	✅
Projektcontrolling (Soll/Ist)	❌	⚠️	❌	⚠️	✅	✅
Mobile Zeiterfassung	✅	✅	❌	✅	✅	✅
Für Architekten entwickelt	❌	❌	❌	✅	✅	✅
Preis (pro Nutzer/Monat)	ab 4 €	Anfrage	ab 12 €	Kostenlos (Beta)	ab 49 €/Büro	All-inclusive

Legende: ✅ = Vorhanden | ⚠️ = Eingeschränkt/manuell möglich | ❌ = Nicht vorhanden

Entscheidungshilfe: Welche Software passt zu Ihrem Büro?

Jedes der vorgestellten Tools hat seine Berechtigung – es kommt auf Ihre spezifische Situation an.

Sie brauchen reine Zeiterfassung ohne HOAI-Anspruch? Dann sind Clockodo oder ZEP solide, bewährte Lösungen. Clockodo überzeugt durch den günstigen Einstiegspreis, ZEP durch den größeren Funktionsumfang bei Reisekosten und Ressourcenplanung. Beide erfordern allerdings, dass Sie HOAI-Berechnungen und Rechnungsstellung in separaten Tools abwickeln.

Sie wollen Arbeitstage am Desktop lückenlos rekonstruieren? Dann kann Memtime eine sinnvolle Ergänzung sein – besonders wenn Ihre Mitarbeiter viel Zeit in CAD- oder Office-Software verbringen und regelmäßig vergessen, Zeiten zu buchen. Als alleinige Lösung reicht Memtime für Architekturbüros jedoch nicht aus.

Sie wollen kostenlos einsteigen und testen? Dann werfen Sie einen Blick auf TimeEngineer. Die Beta ist kostenlos, der HOAI-Fokus stimmt, und für erste Gehversuche mit Leistungsphasen-basierter Zeiterfassung ist das Tool interessant. Für den produktiven Dauereinsatz fehlt noch die Reife.

Sie suchen AVA, Zeiterfassung und HOAI in einem großen System? Dann ist Compa die richtige Wahl – vorausgesetzt, Sie benötigen tatsächlich den vollen AVA-Funktionsumfang und sind bereit, sich in ein umfangreiches System einzuarbeiten.

Sie suchen den kürzesten Weg von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung? Dann ist plansync die konsequenteste Lösung. Kein Ballast, keine Module, die Sie nicht brauchen – sondern der durchgängige Workflow von der Zeitbuchung über das Projektcontrolling bis zur fertigen Rechnung. Besonders für kleine und mittlere Büros mit 3 bis 50 Mitarbeitern, die schnell starten und sich nicht in ein komplexes System einarbeiten wollen.

Unabhängig von Ihrer Wahl gilt: Jede strukturierte Zeiterfassung ist besser als Excel-Listen oder gar keine Erfassung. Nehmen Sie sich eine Testphase, beziehen Sie Ihr Team in die Auswahl ein und achten Sie auf die tatsächliche Nutzung im Alltag – die beste Software ist diejenige, die Ihr Team konsequent nutzt.